電子メール

1. はじめに

電子メールについての簡単な説明と、使用する上での注意点について説明します。

2. 電子メールとは？

電子メールとは、コンピュータネットワークを介してやり取りすることができるメッセージ、またはそのシステムのことを指します。

3. 電子メールの仕組み

電子メールの送受信を行うために使用するアプリケーションを、「メーラー」と呼びます。 メーラーの中でメッセージを作成し、相手に送信するのですが、電子メールで使用する宛先は以下のフォーマットになっています。

username@mail.example.com

mail.example.com の部分は「ドメイン」といい、相手の契約しているプロバイダや所属している組織が取得している文字列になっていることが多いです。username の部分は、そのドメインに所属するユーザー名を表します。

メーラーを使用する場合に設定する項目はいろいろとあるのですが、その中で重要なものに、「SMTPサーバー」と「POP3サーバー(または IMAP4サーバー)」があります。SMTPサーバーとは、メールを送信する時に使用するサーバーをであり、POP3サーバーとは、自分に届いたメールが保存されるサーバーです。 電子メールでは送信用と受信用で別々のサーバーを使用する仕組みになっているのです。次に、メール送信と受信の大まかな流れを図で説明します。

AさんがBさんにメールを送信する

• Aさんはメーラーアプリケーションを使いメッセージを作成し、宛先としてBさんのメールアドレスを指定し「送信」ボタンを押します。
• 作成したメッセージデータが、Aさんの設定しているSMTPサーバーに送信されます（実際は認証処理があったりします）。
• Aさんの SMTPサーバーはメッセージの宛先となっているドメイン(Bさんのメールアドレスのドメイン)を見て、そのドメインのメール受信サーバー(上図の場合は POP3サーバー)にメッセージを転送してくれます。
• Aさんの作成したメッセージデータが、BさんのPOP3サーバーに保存されます。

ここまでが、送信処理になります。

Bさんにメールを受信する

• Bさんは任意のタイミングで、メーラーアプリケーションの「受信」ボタンを押します。
• メーラーは、設定されているPOP3サーバーに対して、メールメッセージが届いているか確認しに行きます（実際は認証処理があったりします）。
• 自分宛てのメールが届いている場合は、そのメッセージデータを取得します。

これが受信処理です。

4. 電子メールを利用する上でのマナー

送信時

• 相手にとって分かりやすい件名をつける。
• 本文の最初に相手の名前を書く。
  • 受信した人が、BCCで届いたメールであるかどうかの見分けを付けやすくするため。
• 本文に自分の名前も書く。
  • 誰から送られてきたメールなのか分かりやすくするため。
• なるべくテキスト形式で書く。
  • メールの本文の形式には「テキスト形式」と「HTML形式」とがありますが、シンプルなテキスト形式にしておくのが無難です。HTML形式は危険なリンクを埋め込めてしまう等の理由で、受け取り側に余計な神経を遣わせることになります。
• 簡潔に書く。
• 誤解を招くような表現がないかチェックする。
• 添付ファイルのサイズに気を付ける。
  • 大きなサイズのファイルを添付する際は、相手の環境に問題がないか考えてみる。
  • 本当にそのファイルを添付する必要があるのか考えてみる。
  • サイズが大きい場合は、ファイル転送サービスを使うことも考えてみる。

5. 電子メールを利用する上で注意すること（セキュリティ）

送信時

• 送信する前に、宛先が間違っていないか確認する。
  • 例えば、「文科省 人事案を全職員に誤送信 | NHKニュース」というニュースがありましたが、一度送信したメールは元に戻らない。
  • この下に「誤送信対策」の項を設けた。
• 第三者に見られて困るような情報はなるべく記載しないこと。
  • メールのデータがどこかで漏洩するかもしれません。

受信時

• 心当たりのないメールを受信したら、すぐに開かないこと。
• HTMLメールの本文に埋め込まれたリンクを開く場合は、そのURLが正しいものかどうか十分注意すること。
  • 本物とよく似た偽のサイトである可能性もあります。そのようなサイトで、ユーザー名・パスワードを入力してしまうと非常に危険です。（フィッシングメール）
• プロバイダーなどが迷惑メールフィルターのサービスを提供している場合は、それを利用することも考える。

6. 誤送信対策

2つの対策方法を紹介します。

方法１ 伝えたいメッセージを事前に暗号化しておき、その暗号化文字列をメールで送信する

以下のような手順でメールを送信します（大まかな手順です）。

1. 送信者が手元でメールメッセージを暗号化する。
2. 読んで欲しい人しか復号できないやり方で暗号化する。
3. その暗号化されたデータをメールで送信する。
4. 受信者は受け取ったデータを復号して、元のメッセージに戻す。
5. 1で意図した人物でないとデータは復号できません。
6. 元のメッセージを読む。

この方法は、PGP という暗号ソフトウェアを利用することで実現できます。 但し、簡単なソフトウェアであるとは言えないため、利用者にはそれなりに高いリテラシーが要求されます。

方法２ ファイルへのパス(URLなど)のみをメールで伝える（データにアクセス権限が設定された別サービスを利用している場合）

• 機密データを保存しても問題ないと判断できるストレージサービス(またはファイル共有サービス)を利用する必要があります。
• メール送信ボタンを押した直後に宛先が間違っていることに気付いた場合は、ファイルを削除したり、パス(URLなど)を無効にしてアクセスさせないといった対応もできます。

7. Webメールを使う場合の注意点

Yahoo!メールや Gmail など、Webメールを使う場合の注意点です。

• 使用するWebメールサービスのプライバシーポリシーを確認すること。
  • サービス提供業者のプログラムが自動的にメールデータを読み込んで、情報を収集・利用している場合があります（個人を特定できるような情報とは結び付けずにデータが収集されているにしても）。それを認識した上で問題がない場合にのみ利用しましょう。

8. その他

• 自分のメールアドレスをむやみに提供しないこと。
  • あやしい Webサイトにメールアドレスを登録するようなことは、極力控えましょう。
  • 迷惑メールが増える原因になります。