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Excel: 数式を使用している場合は、数値データに修正する

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1. はじめに

昨年のことになりますが、総務省が「統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルールの策定」という情報を公開しました。

この中に、「チェック項⽬1-7 数式を使⽤している場合は、数値データに修正しているか」というルールがあります。

これです。

□チェック項⽬1-7 数式を使⽤している場合は、数値データに修正しているか

数式を使⽤してセルの値を⼊⼒している場合、並べ替え等を⾏った場合、正確な値が表⽰されなくなる可能性がある。
そのため、セルのデータは値のみとすること。

総務省|報道資料|統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルールの策定

この資料には「ルール」は書いてありますが、そのための「操作方法」までは記載されていません(Excel だけが対象でもありませんし)。そこで、簡単ではありますが、Excel における「チェック項⽬1-7」の操作手順を紹介します。

2. 数式を入れていたセルを値に変換する操作手順

数式の計算結果の部分を一旦コピーし、値として貼り付ける」という操作を行います。

(1) [合計]列に数式が入力され、A列と B列の値を足し算しているシートがあるとします。

SUM関数で足し算しています

(2) [合計] のセルの数式がセットされている範囲を選択してコピーします。

数式の入ったセルの範囲をコピーします

(3) 選択されている状態のまま、右クリックして「貼り付けのオプション:値」を選択します。

コピーした内容を「値」として貼り付けます

(4) 数式ではなく、値そのものがセットされました。

値そのものがセットされました

3. おわりに

個人的には、「(数式のままだと)並べ替え等を行った場合、正確な値が表示されなくなる」という場面に遭遇したことはありません(気付かなかっただけという可能性はありますが)。ちょっと気になりますので、そのうち調べてみたいと思っています。

4. 参考

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執筆者:labo


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